Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp bị loại một phần hoặc toàn bộ chi phí khi quyết toán thuế. Việc này dẫn đến tăng số thuế phải nộp, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và kết quả kinh doanh. Bài viết dưới đây của Hãng Luật Lộc Phát Tiến tổng hợp 7 lỗi phổ biến khiến chi phí không được tính thuế theo quy định hiện hành, đồng thời gợi ý giải pháp khắc phục.

1. Khoản chi không có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng hoặc chứng từ

Đây là lỗi phổ biến nhất. Một khoản chi chỉ được tính thuế khi có đủ ba yếu tố: hợp đồng – hóa đơn – chứng từ thanh toán. Thiếu một trong ba thành phần này, chi phí rất dễ bị loại.

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, tất cả khoản chi phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp. Điều này áp dụng cho cả chi phí nhỏ và chi phí lớn.

Giải pháp
– Ký hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ trước khi chi.
– Lưu PDF hóa đơn, chứng từ ngay khi nhận.
– Kiểm tra định kỳ để tránh thất lạc hồ sơ.

2. Hóa đơn trên 20 triệu nhưng thanh toán tiền mặt

Nhiều doanh nghiệp còn chủ quan thanh toán tiền mặt cho hóa đơn giá trị lớn. Tuy nhiên, theo quy định, hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng để được tính chi phí.

Giải pháp
– Thống nhất trước hình thức thanh toán khi ký hợp đồng.
– Lưu ủy nhiệm chi hoặc sao kê chuyển khoản làm chứng từ bổ sung.

3. Chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh

Một số chủ doanh nghiệp thường đưa các khoản chi cá nhân, mua sắm gia đình, tiếp khách không liên quan vào chi phí công ty. Những khoản chi này không đáp ứng điều kiện phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh nên không được tính thuế.

Giải pháp
– Tách bạch chi phí cá nhân và doanh nghiệp.
– Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ để giải trình hợp lý.

4. Chi phí lương nhưng thiếu hồ sơ nhân sự

Chi phí tiền lương chỉ được tính khi có:
– Hợp đồng lao động
– Bảng lương
– Quyết định bổ nhiệm (nếu có)
– Chứng từ chi trả
– Mã số thuế cá nhân của nhân sự

Thiếu bất cứ tài liệu nào, chi phí lương có thể bị loại khi đối chiếu hồ sơ.

Giải pháp
– Cập nhật hợp đồng lao động theo mẫu chuẩn.
– Lập bảng lương rõ ràng và lưu chứng từ thanh toán hàng tháng.

5. Khấu hao tài sản không đủ hồ sơ

Doanh nghiệp thường bị loại chi phí khấu hao vì:
– Không có hóa đơn nguồn gốc tài sản
– Không lập biên bản bàn giao
– Không có quyết định đưa vào sử dụng
– Khấu hao tài sản không đủ tiêu chuẩn giá trị

Giải pháp
– Lập đầy đủ hồ sơ tài sản cố định ngay khi mua.
– Cập nhật sổ theo dõi tài sản cố định.

6. Có hóa đơn nhưng thiếu chứng từ đi kèm

Các khoản chi có hóa đơn nhưng thiếu tài liệu liên quan như: quyết định công tác, bảng kê công tác phí, biên bản nghiệm thu, phụ lục hợp đồng… đều có thể bị loại.

Giải pháp
– Lập checklist hồ sơ theo từng loại chi phí.
– Lưu cả bản mềm và bản cứng để dễ đối chiếu.

7. Hạch toán chi phí sai kỳ

Chi phí phát sinh ở kỳ nào phải được ghi nhận đúng kỳ đó. Việc đưa chi phí của kỳ trước vào kỳ sau là lỗi thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ.

Giải pháp
– Rà soát hóa đơn theo tháng.
– Điều chỉnh hạch toán kịp thời nếu phát hiện sai lệch.

Doanh nghiệp nên làm gì để hạn chế rủi ro bị loại chi phí

Để hồ sơ chi phí được ghi nhận hợp lệ, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản trị hóa đơn – chứng từ rõ ràng, chuẩn hóa hồ sơ theo quy định thuế, đồng thời kiểm tra định kỳ để kịp thời bổ sung tài liệu còn thiếu.